保存されるデータ項目
録音された会議データは、議事録の閲覧・検索・共有を目的として、作成されたワークスペース内に安全に保存されます。
- 会議タイトル
- ワークスペースおよびチーム情報
- 録音対象のDiscordサーバー・ボイスチャンネル情報
- 録音開始者情報
- 録音の開始・終了日時
- 文字起こし本文データ
- 会議の要約テキスト
- 決定事項およびTODO一覧
- 処理ステータス
録音と信頼・データ管理
参加者のプライバシーを守る、透明性の高い録音管理。
Gresonaは音声を扱うプロダクトだからこそ、参加者への通知プロセス、データの保管場所・保持期間、アクセス権限、削除手順について、導入前にすべてご確認いただける透明性を大切にしています。アプリ内の「データと信頼」管理画面と共通のポリシーを公開しています。
参加者への録音通知について
録音の開始時および終了時に、Botが対象VCのテキストチャットへ自動通知を投稿します。実際の通知フォーマットは以下の通りです。
通知
通知
※録音を実行する担当者は、開始前に対象ボイスチャンネルおよび取得・保存されるデータ項目を画面上で確認した上で実行します。
データの保持期間
- 無料トライアル
- 会議データ（文字起こし・要約本文）を30日間保持します。期限経過後は、メタデータのみ残り、本文は非表示となります。
- 有料プラン
- ご契約期間中、会議データ（文字起こし・要約本文）は無期限で安全に保持されます。
- 解約後の取り扱い
- 解約後30日が経過すると、通常の管理画面上から非表示となります。解約手続きのみでデータが即座に物理削除されることはありません。
アクセス権限とロール管理
会議データはワークスペース単位で厳格に分離管理され、招待されたメンバーのみが割り当てられたロール権限に応じて閲覧・操作できます。
- オーナー
- ワークスペースの全管理権限（契約・メンバー・データ管理など）
- ワークスペースマネージャー
- 録音管理、Discord連携設定、メンバー管理（ご請求管理を除く）
- 請求マネージャー
- ご請求情報の確認・プラン変更・解約手続き
- 請求閲覧者
- ご請求情報および領収書の閲覧のみ
- メンバー
- 録音の開始・停止および会議データの閲覧
データの削除ポリシー
- 個別の会議データ
- ワークスペースのオーナー、または該当の会議を録音したユーザー本人が、いつでも即座に削除可能です。
- ワークスペース全体
- オーナー権限にてワークスペース全体の削除を実行できます。サブスクリプション解約後にのみ実行可能で、一度削除したデータは復元できません。
※削除手続きの完了後も、法令遵守対応およびシステムバックアップの目的により、関連データが一定期間保持される場合があります。
Botに必要な権限と非許諾事項
Botのサーバー導入は、Discordサーバーの管理者権限を持つ管理者のみが実行可能です。Botに対しては、録音・文字起こしの運用に必要な最小限の権限のみを要求します。
要求する権限（最小限）
- チャンネルの閲覧 連携対象のボイスチャンネル一覧を取得するため
- ボイスチャンネルへの接続 録音対象のボイスチャンネルへ参加するため
- 発話（音声の受信） 参加者の音声ストリームを受信・録音するため
要求しない権限・非許諾事項
- テキストチャンネルのメッセージ履歴や投稿内容は一切読み取りません
- サーバー設定やロール、メンバー情報の変更権限は要求・行使しません
- BotにDiscordサーバーの管理者権限を付与する必要はありません
録音の開始および終了通知を投稿するため、Botが対象VCのテキストチャットへメッセージを送信できる権限を許可してください。開始通知の投稿に失敗した場合、安全のため録音は開始されません。
外部サービスとの連携およびデータ処理基盤
音声認識およびAI要約などの機能を提供するため、以下の外部クラウドサービスと連携してデータを処理しています。
- Discord
- Botの接続、VC音声の受信、テキストチャットへの録音通知
- Google Cloud Speech-to-Text
- 音声データの文字起こし処理
- Gemini（Google Cloud）
- 会議要約・決定事項・TODOの自動生成、質問応答処理
- Google Cloud / Firebase
- ユーザー認証、データ保護・保存、アプリケーション基盤
お客様の会議データを、事前の個別同意なく第三者の汎用AIモデルの学習データとして提供・利用することはありません。
利用規約と録音における運用の責任
Botによるテキストチャットへの自動投稿は、参加者への可視化を支援するものですが、チャット画面を確認していない参加者も想定されます。
録音の実施前に参加者全員へ口頭等で周知し、必要な同意を得る運用管理は、Gresonaを導入・運用するチームの責任となります。特に社外関係者が参加する会議や機密情報を扱う場では、事前の合意形成を徹底してください。
参加者向け周知テンプレート
Discordのアナウンスチャンネルや社内ドキュメントへそのまま転載してご利用いただける、参加者向け周知文のテンプレートです。チームの運用ルールに合わせて適宜調整してください。
当ワークスペースでは、会議の記録・可視化を目的としてGresonaによるDiscord録音を導入しています。 録音の開始時および終了時には、対象VCのテキストチャットへ自動通知が送信されます。 録音された会議は、文字起こし・要約・決定事項・TODOが生成され、ワークスペース内に安全に保存されます。 会議データは、ワークスペースオーナーまたは録音開始者によっていつでも削除可能です。 録音に関する同意や運用ルールについては、各チーム・プロジェクトの方針をご確認ください。